Tổng đài ảo là gì? Lợi ích và 19 Tính năng cần phải biết

– Không tốn ngân sách lắp ráp hay góp vốn đầu tư hạ tầng viễn thông, không cần đi dây rườm rà, chỉ cần dùng máy tính hoặc smartphone là sử dụng được ứng dụng .– Gọi nội bộ trọn vẹn không lấy phí ở mọi Trụ sở trên toàn nước .– Cước phí gọi quốc tế thấp hơn rất nhiều .

– Mọi cuộc gọi ra đều hoàn toàn nội mạng (tiết kiệm tối đa chi phí cước gọi) nên giảm hơn 50% chi phí cước gọi so với cước điện thoại thông thường.

– Không cần nhân sự quản lý và vận hành hay tốn ngân sách bảo dưỡng, bảo trì thiết bị .Xem thêm : Tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo– Với tổng đài truyền thống lịch sử bị số lượng giới hạn cuộc gọi cùng lúc vì thế sẽ có thực trạng bận máy hay nghẽn đường truyền. Nhưng với tổng đài, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị số lượng giới hạn, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ người mua .– Trực tổng đài mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị ( PC, Laptop, điện thoại cảm ứng, IP Phone ) chỉ cần sử dụng internet ( 3G, 4G, WiFi ) là hoàn toàn có thể truy vấn nghe gọi trên ứng dụng Softphone ngoài văn phòng .– Chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cảm ứng cá thể một cách tiện nghi khi bạn không hề trực tuyến được hoặc mạng bị yếu, hay không có người bắt máy trong ca trực nên rất khó hoàn toàn có thể bỏ lỡ cuộc gọi của người mua .– Dễ dàng quản trị đội ngũ telesale, báo cáo giải trình, thống kê tương tác gọi ra vào, và nghe lại ghi âm cuộc gọi nhằm mục đích mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ .– Hệ thống tổng đài mở nên thuận tiện tích hợp thêm những tính năng khác vô cùng đơn thuần và nhanh gọn. Có thể chuyển dời mạng lưới hệ thống bất kỳ đâu mà không tốn phí và giữ nguyên đầu số, giảm thiểu những yếu tố gây gián đoạn mạng lưới hệ thống tổng đài khi có cuộc gọi đến như cúp điện, đứt dây điện thoại cảm ứng .Xem thêm : Chuyển đổi số với tổng đài ảo– Có sẵn CRM quản trị người mua nên mọi cuộc gọi đều được đưa qua CRM để tàng trữ thông tin, quản trị, và phân chia cho marketing trong vòng một nốt nhạc .– Xử lý cuộc gọi nhanh, gọn, đúng chuẩn và chuyển tiếp mưu trí đến nhân viên cấp dưới mà người mua cần thao tác ( không cần qua tổng đài chăm nom ) .– Giảm thiểu nhân sự vì mạng lưới hệ thống trọn vẹn tự động hóa, hoàn toàn có thể gọi ra cho hàng trăm ngàn người mua cùng lúc trong thời hạn ngắn nhất .

Các tính năng nổi bật của phần mềm tổng đài ảo

Với công nghệ vượt bậc và mang lại nhiều lợi ích thì tổng đài ảo có những tính năng tiên tiến mang tính đột phá cho doanh nghiệp như:

Mở rộng máy nhánh không giới hạn

Khi hoạt động giải trí kinh doanh thương mại tăng trưởng, doanh nghiệp cần mở thêm nhiều Trụ sở khác nhau tại những vùng miền, lúc đó cần lan rộng ra thêm số lượng máy nhánh thì mạng lưới hệ thống lại tương hỗ việc này vô cùng đơn thuần với ngân sách rất thấp, chính do đó doanh nghiệp không cần bận tâm nhiều đến những ngân sách phát sinh hay điều kiện kèm theo để lan rộng ra máy nhánh .
Xem thêm : Phần mềm tổng đài đa kênh

Trả lời tự động (IVR)

Khi bạn gọi đến doanh nghiệp thường nghe thông điệp như : “ Chào mừng hành khách đã gọi đến công ty chúng tôi. Hãy nhấn phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh thương mại, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật … ” tùy vào phím nhấn của người mua, mạng lưới hệ thống sẽ tự chuyển hướng cuộc gọi theo nhu yếu mong ước .
Tính năng này giúp tự động hóa hướng dẫn cụ thể cho người gọi đến, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo sẵn bất kể ngữ cảnh nào ( gặp tổng đài viên, chuyển trực tiếp đến máy nhánh tương quan, giải đáp vướng mắc, … ). Nhờ đó quy trình chăm nom người mua của doanh nghiệp trở nên dữ thế chủ động và chuyên nghiệp hơn khi nào hết .
Xem thêm : Nâng tầm mạng lưới hệ thống IVR cho doanh nghiệp

Nhạc chờ doanh nghiệp (Music on Hold)

Phát đoạn nhạc chờ đã được ghi âm sẵn để người mua hoàn toàn có thể nghe quảng cáo những chương trình tặng thêm thay cho những tiếng “ Tút Tút Tút ” nhàm chán .
Với tính năng gọi tự động hóa AutoCall, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tải list số điện thoại cảm ứng người mua bất kể lên mạng lưới hệ thống, sau đó setup một lịch hẹn với một đoạn ghi âm được tạo sẵn ( hoàn toàn có thể cho robot đọc, hoặc thuê MC ghi âm chuyên nghiệp ). Tổng đài sẽ tự động hóa gọi đến những số thuê bao trong list để phát đoạn ghi âm đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thời hạn gọi xác nhận đơn hàng, xác nhận lịch hẹn, duy trì mối quan hệ với người mua, chăm nom, lấy quan điểm người mua, hay quảng cáo dữ thế chủ động, …

Quản lý khách hàng (CRM Mini)

Lưu trữ thông tin người mua, cuộc gọi, truy xuất thông tin khách gọi đến, hiển thị pop-up thông tin người mua, ghi chú, và số lần tương tác, Giúp tiếp xúc với người mua thuận tiện hơn, và tối đa tỉ lệ chốt marketing .
Xem thêm : Chăm sóc người mua tối ưu với CRM

Phễu chăm sóc khách hàng

Bỏ phễu người mua theo thứ tự ưu tiên để thuận tiện chăm nom, từ đó đưa ra những tặng thêm tương thích cho người mua theo ngữ cảnh phễu, ví dụ : Khách hàng chưa ký hợp đồng, người mua đã ký hợp đồng, người mua đã trình làng …

Chuyển hướng cuộc gọi vào số di động

Chuyển tiếp cuộc gọi qua điện thoại cảm ứng cá thể của nhân viên cấp dưới, nếu toàn bộ máy nhánh không trực tuyến, thuận tiện nghe gọi qua điện thoại cảm ứng cá thể thường thì mà không bỏ lỡ cuộc gọi, những trường hợp không có 3 g, 4 g, wifi hoặc chuyển dời nhiều thì hoàn toàn có thể chuyển tiếp cuộc gọi qua di động .

Điều hướng cuộc gọi thông minh

Tự động điều hướng cuộc gọi đến marketing gần nhất, phân phối cuộc gọi đến từng bộ phận trình độ, đảm nhiệm và giải quyết và xử lý thông tin, chia máy nhánh và được cho phép người mua bấm phím để gặp trực tiếp .

Đảo số cuộc gọi ra

Doanh nghiệp có nhiều đầu số tổng đài khác nhau của nhiều nhà mạng, mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa đổi số đầu số gọi ra để cùng nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi, từ đó mọi cuộc gọi đều là nội mạng, tiết kiệm chi phí rất nhiều ngân sách cước thoại .

SMS Brandname chăm sóc tự động bằng tin nhắn

Gửi tin nhắn SMS đến người mua vào những dịp kỷ niệm ( sinh nhật, 1 năm sử dụng, voucher … ) để chăm nom người mua, giúp tối ưu dòng đời người mua, ngày càng tăng lệch giá và quan hệ người mua, ví dụ : Khách hàng giao dịch thanh toán dịch vụ thì có SMS để cảm ơn hoặc khuyến mãi ngay voucher khuyến mại thêm …

Ghi âm cuộc gọi

Mọi cuộc gọi đi hoặc nghe của hàng loạt nhân viên cấp dưới được ghi âm lại và báo cáo giải trình giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao năng lực đồng cảm người mua và chất lượng chăm nom của nhân viên cấp dưới .

Nghe gọi trên nhiều thiết bị

Nghe gọi thuận tiện trên PC, máy tính mà không cần dùng điện thoại cảm ứng bàn, tương hỗ tốt trên những hệ điều hành quản lý như android và iOS, chỉ cần có 3G / 4G hoặc wifi là hoàn toàn có thể sử dụng được, chất lượng cực kỳ không thay đổi .

Báo cáo theo thời gian thực (real time)

Mọi cuộc gọi đều được tàng trữ và báo cáo giải trình thời hạn thực, giúp trấn áp ngặt nghèo hơn, thuận tiện báo cáo giải trình ngân sách hàng tháng, đối soát hoặc xuất hóa đơn, quản trị marketing và telesale một cách mưu trí và vô cùng thuận tiện .

Kết nối mạng xã hội

Kết nối với trang Messenger của Facebook để chăm nom người mua hoàn toàn có thể chăm nom trên mạng lưới hệ thống mà không cần vào đăng nhập, tổng hợp những nguồn người mua vào CRM để dễ quản trị và phân loại người mua cho Sale .

Quản lý giám sát nhân viên

Dễ dàng truy xuất báo cáo giải trình để kiểm tra hiệu suất thao tác của nhân viên cấp dưới, nhìn nhận lại chất lượng dịch vụ chăm nom của nhân viên cấp dưới bằng cách nghe lại những file ghi âm cuộc gọi, thuận tiện quản trị người mua, quản trị nhân viên cấp dưới, và giao việc cho marketing hoặc telesale hoàn thành xong .

Gọi nội bộ miễn phí

Các phòng ban hoặc những Trụ sở trên toàn nước hoàn toàn có thể gọi nhau trọn vẹn không tính tiền, thuận tiện trao đổi thông tin nội bộ, mạng lưới hệ thống bảo mật thông tin cao, dùng chung trên nền tảng đám mây nên mọi thông tin sẽ được san sẻ với nhau trên mạng lưới hệ thống .

Kết nối đầu số 1900, 1800, số cố định và số di động

Tổng đài ảo voip tích hợp hầu hết đầu số của các nhà mạng như Mobifone, Viettel, Vinaphone, FPT, CMC,…

OMI Live Talk – Công cụ tích hợp 3 tính năng Nghe – Gọi – Video Call 

Live talk là công cụ trung gian được thiết lập lên website do những chủ website thiết lập nhằm mục đích cho người mua tương tác với doanh nghiệp khi có nhu yếu trao đổi thông tin .

Live Talk được hiểu là một công cụ gửi tin nhắn ( tựa như nút Live Chat ) ở trên giao diện website được tăng cấp với nhiều hình thức tương tác như : Chat trực tuyến, Gọi thoại audio, Gọi video call, và có sẵn mạng lưới hệ thống tàng trữ người mua ngay sau khi tương tác .
Đặc biệt, khi người mua có nhu yếu muốn nhìn thấy loại sản phẩm / dịch vụ thì với tính năng Video Call tích hợp trên LiveTalk sẽ làm quy trình tư vấn trở nên đơn thuần hơn khi nào hết, giúp bạn dễ chớp lấy nhu yếu cũng như tâm ý của khách nhằm mục đích tăng sức thuyết phục mua hàng và tăng tỷ suất chốt đơn. LiveTalk công cụ giúp việc liên kết trao đổi, tư vấn và tương hỗ người mua nhanh nhất đồng thời thôi thúc doanh thu hiệu suất cao .
Ngoài ra còn rất nhiều tính năng nâng cao khác sẽ được update trong thời hạn sắp tới, OMICall luôn tăng cấp tính năng cũng như chất lượng tốt nhất cho doanh nghiệp sử dụng, chỉ với ngân sách 30.000 đ / nhân viên cấp dưới / tháng, mọi hoạt động giải trí chăm nom người mua của doanh nghiệp đều được hoạt động giải trí trơn tru, chất lượng việc làm của nhân viên cấp dưới được nâng cao, cước phí thoại giảm đi rõ ràng, tiết kiệm ngân sách và chi phí hơn 50 % so với tổng đài truyền thống lịch sử và đặc biệt quan trọng hơn là “ ngày càng tăng sự hài lòng của người mua cho doanh nghiệp của bạn ” .
Xem thêm : Live Talk công cụ chăm nom người mua trên website

Phiếu Ghi (Ticket)

Phiếu ghi (hay còn gọi là Ticket) là phiếu yêu cầu hỗ trợ liên quan đến một vấn đề của khách hàng, một yêu cầu dịch vụ hỗ trợ / trợ giúp, một công việc / nhiệm vụ của cấp trên giao cho cấp dưới. Phiếu ghi giúp Doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi quá trình xử lý các vấn đề của khách hàng, nhân viên nội bộ.

Xem thêm : Quản lý thông tin người mua bằng Ticket

Zalo ZNS (Gửi Tin Nhắn Chăm Sóc Khách Hàng Tự Động Qua Zalo OA)

ZNS là một tính năng trên mạng lưới hệ thống của tổng đài ảo OMICall, và là mạng lưới hệ thống API gửi tin nhắn chăm nom người mua trên Zalo một cách tự động hóa mà không cần phải theo dõi Zalo OA trước đó .

Cách thức hoạt động của phần mềm tổng đài ảo

Thương Mại Dịch Vụ tổng đài ảo hoạt động giải trí rất đơn thuần, sử dụng trọn vẹn trên Internet, tức là truyền âm thanh, tài liệu qua mạng thay vì đường dây điện thoại thông minh truyền thống cuội nguồn. Tổng đài cloud hoàn toàn có thể hoạt động giải trí được trên nhiều thiết bị ( PC, Mobile, IP Phone … ). Hiện nay, tổng đài OMICall còn phân phối dịch vụ nghe gọi trực tiếp bằng video call tương tự như như Facebook và Zalo đang sử dụng .

Cách thức hoạt động của phần mềm tổng đài ảo

Các bước đăng ký lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Bước 1 : Đăng ký thông tin doanh nghiệp tại trang : https://sso.omicrm.io/register
Bước 2 : Kích hoạt và hoàn tất thông tin trong hộp thư mail
Bước 3 : Lựa chọn đầu số tổng đài muốn sử dụng. Doanh nghiệp cần ĐK đầu số SIP được cung ứng bởi nhiều nhà mạng khác nhau như FPT, Viettel, CMC … với những đầu số tổng đài với những đầu số 1900, 1800, 028 xx, 024 xx, 0236 xx, và những đầu số mobile SIP 09 xxx .
OMICall chiếm hữu một kho đầu số đẹp tứ quý, tam hoa, … cho người mua lựa chọn tương thích. Đầu số này được cho phép gọi / nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên phong phú thiết bị như di động, điện thoại thông minh IP, máy tính, … Cước phí cũng trọn vẹn tương tự như cước phí cuộc gọi thường thì .
Bước 4 : Hoàn tất thủ tục ĐK hợp đồng chỉ trong 30 phút .
Bước 5 : Hệ thống được thiết lập doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn thiết bị đầu cuối tương thích với doanh nghiệp để sử dụng mạng lưới hệ thống tổng đài, hoàn toàn có thể chọn : IP Phone, Software cài trên điện thoại thông minh, PC hoặc nghe gọi trực tiếp trên website .
Liên quan : Lợi ích của ứng dụng tổng đài ảo

Hướng dẫn sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Để hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng, OMICall đã dựng một video chi tiết cụ thể từng bước từ việc demo nghe gọi tổng đài, lắp ráp tổng đài đến liên kết những số nội bộ, hãy cùng xem video hướng dẫn này nhé .
   

So sánh Tổng Đài Ảo với Tổng Đài Analog

Doanh nghiệp không ngại thay đổi từ tổng đài truyền thống sang lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp, chỉ cần có lý do, vậy nên OMICall sẽ so sánh giữa 2 hệ thống này để doanh nghiệp tự tìm ra lý do để thay đổi theo thời đại công nghệ này nhé!

TỔNG ĐÀI ẢO

Kết nối bằng Internet
Hạ tầng điện toán đám mây
Không tốn ngân sách vật tư khởi đầu
Đa dạng thiết bị đầu cuối
Giảm cước gọi hơn 60 %
Không cần kỹ thuật IT quản lý và vận hành
Nhiều tính năng tiên tiến và phát triển
Dễ dàng lan rộng ra và chuyển dời
Không số lượng giới hạn cuộc gọi đồng thời
Hiển thị tên người gọi đến
Dễ dàng đổi khác lời chào
Không tốn phí bảo dưỡng, sửa chữa thay thế
Có thể tàng trữ ghi âm lớn
Liên lạc nội bộ khắp nơi trên quốc tế
Có mạng lưới hệ thống quản trị riêng CRM
Không sợ cúp điện, cháy nổ, …

TỔNG ĐÀI ANALOG

Kết nối bằng đường Analog
Hạ tầng mạng lưới hệ thống Analog
Tốn rất nhiều ngân sách vật tư
Chỉ sử dụng điện thoại thông minh bàn
Cước gọi rất cao
Cần nhiều kỹ thuật IT quản lý và vận hành
Chỉ có tính năng nghe – gọi
Rất khó vận động và di chuyển vì đi dây analog
Giới hạn cuộc gọi đồng thời
Không thấy được tên SĐT gọi đến
Khó biến hóa lời chào
Chi tiêu bảo trì rất cao
Không tàng trữ ghi âm, hoặc file ghi âm nhỏ
Chỉ liên lạc được nơi nào được liên kết
Không có mạng lưới hệ thống quản trị
Tình trạng đứt dây analog, mất liên kết

Bảng giá dịch vụ tổng đài ảo OMICall

Giá dịch vụ tổng đài ảo sẽ phụ thuộc vào vào số lượng nhân viên cấp dưới ( máy nhánh ) sử dụng để nghe gọi, với khá đầy đủ những tính năng như trên. Dưới đây là giá thành những gói doanh nghiệp đơn cử như sau :
bảng giá tổng đài ảo

Case study thực tế áp dụng tổng đài ảo

Áp dụng tổng đài OMICall vào công ty kinh doanh thương mại tin nhắn tên thương hiệu ( SMS Brandname ) Trụ sở TP.HN để quản trị 10 salesman thao tác từ xa. Thời gian thao tác từ 8 h sáng – 17 h30. Khi gần kết thúc một ngày thao tác, dành ra 15 phút cuối ngày lúc 17 h15p thì những salesman sẽ lập to-do-list cho ngày mai để quản trị nắm rõ lịch trình và việc làm của những bạn ( ví dụ : Đi gặp người mua A, B, C tại khu vực …, gọi 10 cuộc telesale chào hàng, gọi lại người mua cũ X, Y, Z … để tư vấn thêm dịch vụ, … )

Dùng Trello để quản trị To-do-list của từng nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại ( mỗi nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại sẽ viết ra sẵn 3 – 5 việc làm quan trọng trong ngày để hoàn thành xong ) vừa giúp quản trị nắm rõ tiến trình, vừa giúp có tiềm năng hàng ngày để salesman chinh phục .
Kết nối APIs mạng lưới hệ thống form của website với CRM của tổng đài OMICall, khi Leads đổ về mạng lưới hệ thống, mạng lưới hệ thống sẽ gán khách cho marketing theo ngữ cảnh mà chủ doanh nghiệp dựng ra, sau đó sẽ gửi thông tin người mua được phân chia cho marketing đến email của marketing, từ đó marketing sẽ chăm nom và gọi người mua trên mạng lưới hệ thống của OMICall .
Mọi cuộc gọi đều được tàng trữ, ghi âm, để quản trị marketing hoàn toàn có thể nghe lại -> từ đó nhìn nhận chất lượng marketing, cũng như là chất lượng chăm nom người mua đều được nhìn nhận lại .
Bao nhiêu cuộc gọi ra và nghe máy của Sale đều được quản trị trên mạng lưới hệ thống, giám đốc chỉ cần trấn áp ngặt nghèo và dành một chút ít thời hạn cuối ngày để xem và nghe lại cuộc gọi là thuận tiện quản trị được marketing của mình .
Quy trình này yên cầu tính kỷ luật và trang nghiêm thực thi cũng là vận tốc đường truyền internet cao để phân phối mạng lưới hệ thống được quản lý và vận hành một cách tốt nhất .

Top nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất hiện nay

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khác nhau. Nhưng được các doanh nghiệp đánh giá cao và phản hồi tốt về chất lượng sử dụng thì đó chính là dịch vụ tổng đài ảo của OMICall.

OMICall cung cấp một hệ sinh thái nhiều giải pháp dịch vụ khác nhau như nghe, gọi, email, sms brandname, mobile app,… tạo nên một chuỗi giải pháp 4.0 tối ưu và đơn giản sử dụng nhất. Trong đó hệ thống tổng đài ảo là sự kết hợp hoàn hảo giữa các chức năng nghe gọi nhầm gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

OMICall luôn lắng nghe và nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm mục đích mang tới những sự thuận tiện nhất cho người mua. Bởi thế, chúng tôi luôn tăng cấp những tính năng theo nhu yếu sử dụng của người mua, quý khách hoàn toàn có thể góp ý khi cần những tính năng mới, chúng tôi sẽ tăng trưởng thêm những tính năng tương thích .

– Hỗ trợ các doanh nghiệp đầu số tổng đài ảo miễn phí đẹp, tứ quý, tam hoa, phong thủy…

– Cài đặt, tiến hành nhanh gọn chỉ trong 1-2 ngày thao tác
– Đặc biệt là người mua được dùng thử không tính tiền 30 ngày để ra quyết định hành động ! Với mục tiêu tận tâm, tận tình, tương hỗ : “ Sự tăng trưởng của người mua, là sự tăng trưởng của OMICall ” – sẽ luôn sát cánh cùng doanh nghiệp .

Như vậy những thông tin đã giải thích giúp quý khách biết đến dịch vụ tổng đài ảo là gì. Có thể thấy lựa chọn tổng đài cloud là xu thế của các doanh nghiệp để xây dựng hệ thống chuyên nghiệp, tiện lợi và tối ưu chi phí tốt hơn. Nếu bạn có nhu cầu đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài của OMICall bạn có thể tới trực tiếp trụ sở trên toàn quốc để được tư vấn, hỗ trợ.

Tổng đài đa kênh thông minh

Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở : Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 ( KDC Himlam ) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP Hồ Chí Minh

Chi Nhánh Hà Nội: Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Chi Nhánh Cambodia : Thida Rath # 154 St. 33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh

Pass giải nén: 06122013

Có thể bạn quan tâm
Alternate Text Gọi ngay