Công nợ khách hàng là gì? Cách theo dõi, quản lý hiệu quả

Công nợ khách hàng là một trong những yếu tố mà đại đa số những doanh nghiệp đều chăm sóc và chú trọng, tuy nhiên làm thế nào để quản trị công nợ hiệu suất cao và tương thích thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được. Quản lý công nợ là yếu tố tác động ảnh hưởng tới việc rút ngắn hoặc lê dài vòng xoay vốn lưu động của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị lên kế hoạch thời hạn thu nợ khách hàng hoặc trả nợ cho những nhà sản xuất .

Công nợ khách hàng là gì?

Theo cách hiểu đơn thuần thì công nợ khách hàng là những khoản phải thu từ khách hàng hoặc những khoản phải trả cho nhà phân phối. Tùy theo thực chất của khoản nợ có phân ra thành 2 loại :

• Công nợ phải thu: phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ của mình cho một khách hàng bất kỳ. Khi đó khách hàng có nghĩa vụ thanh toán giá trị hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp.
• Công nợ phải trả: phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một cá nhân hay nhà cung cấp khác. Theo cách hiểu thông thường, công nợ thực chất chỉ phát sinh khi có yếu tố mua hay bán chịu hàng. Còn khi nghĩa vụ giữa người mua và người bán đã hoàn thành thì không còn gọi là công nợ nữa. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn làm hạch toán công nợ bình thường, chỉ có điều là ngày phát sinh công nợ cũng là ngày khoản nợ đó được thanh toán đầy đủ.

Theo dõi công nợ khách hàng

Để có thể theo dõi công nợ khách hàng đồng thời cập nhật các phát sinh mới nhất có liên quan đến công nợ, phòng kế toán bắt buộc phải có file theo dõi bằng excel hoặc bằng các phần mềm kế toán.

Dựa vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu chi, phiếu xuất/ nhập kho, giấy báo của ngân hàng, tỷ giá, các khoản chiết khấu, hàng trả lại … nhân viên kế toán sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ để theo dõi một cách thường xuyên và liên tục.

Bạn đang đọc: Công nợ khách hàng là gì? Cách theo dõi, quản lý hiệu quả

Nhân viên kế toán trong doanh nghiệp phải nắm rõ tiến trình kế toán, cách theo dõi công nợ khách hàng và cách làm báo cáo giải trình công nợ : luân chuyển chứng từ, trấn áp chứng từ, quy trình thanh toán … vì việc tịch thu nợ có tương quan ngặt nghèo đến những chứng từ kế toán .
Bảng theo dõi công nợ khách hàng sinh ra với mục tiêu chính là giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình dịch chuyển công nợ mà doanh nghiệp có phát sinh thanh toán giao dịch trong kỳ. Từ đó, nhà quản trị doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định hành động tương quan đến chính sách về giao dịch thanh toán, thời hạn nợ, khuyễn mãi thêm, chiết khấu, … cho khách hàng .
Căn cứ để lập bảng này là sổ theo dõi công nợ phải thu. Mỗi dòng trên mẫu công nợ phải thu đại diện thay mặt cho 1 khách hàng của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, doanh nghiệp có bao nhiêu khách hàng thì biểu mẫu công nợ phải thu cũng cần có từng đó dòng

Quản lý công nợ khách hàng

Khái niệm

Quản lý công nợ khách hàng là quy trình theo dõi, ghi nhận những khoản phải thu của khách hàng khi doanh nghiệp bán sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ hoặc những khoản phải trả cho nhà sản xuất phát sinh khi doanh nghiệp mua sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ từ một cá thể hoặc nhà cung ứng khác. Việc quản trị công nợ sẽ giúp doanh nghiệp trấn áp tình hình kinh tế tài chính hiệu suất cao hơn .

Chính sách công nợ khách hàng

Tùy thuộc vào đặc thù của nhà sản xuất, khách hàng và thực trạng công nợ mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định cũng như chính sách quản trị riêng. Có những đơn vị chức năng quản trị theo thời hạn, có đơn vị chức năng quản trị theo nhóm khách hàng, nhóm nhà cung ứng, cũng có những đơn vị chức năng nhỏ hoàn toàn có thể quản trị một cách ngẫu nhiên, … Doanh nghiệp cần có những pháp luật rõ ràng về quản trị công nợ để hạn chế những yếu tố phát sinh .
Chằng hạn, doanh nghiệp cần ràng buộc bằng 1 số ít nhu yếu với mục tiêu cho công nợ phát sinh vượt ngoài tầm trấn áp, nhu yếu khách hàng hoặc nhà cung ứng ký thỏa thuận hợp tác, pháp luật bắt buộc việc triển khai giao dịch thanh toán đúng hạn và nêu rõ mức phạt mà khách hàng phải chịu khi thanh toán giao dịch chậm .

Cách quản lý công nợ hiệu quả

Tất cả mọi doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa nguồn vốn, muốn tịch thu nhanh những khoản phải thu từ khách hàng và đồng thời lê dài thời hạn thanh toán giao dịch những khoản nợ phải trả cho nhà phân phối. Để hoàn toàn có thể tận dụng hài hòa và hợp lý mọi nguồn vốn, doanh nghiệp cần có cách quản trị công nợ khách hàng hiệu suất cao. Dưới đây là 1 số ít điều cần chú ý quan tâm ý :

• Đánh giá và phân loại khách hàng thành từng nhóm để dễ dàng quản lý.
• Xây dựng và phát triển chính sách bán hàng hợp lý, rõ ràng ngay từ đầu cho từng đối tượng khách hàng, cho từng cấp phân phối.
• Chuẩn bị nhân sự một cách đầy đủ cho từng giai đoạn: nhân sự chuyên trách, đốc thúc việc thu hồi nợ phải thu từ phía khách hàng nhanh chóng và đúng thời hạn. Với những nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình thu hồi, chi trả công nợ khách hàng cần nắm chắc một số kỹ năng như: lưu trữ một cách đầy đủ và cẩn thận tài liệu giao dịch với khách hàng dưới mọi hình thức; luôn giữ bình tĩnh và tác phong làm việc chuyên nghiệp; bám sát và theo dõi chặt chẽ mọi động thái chi trả hay khất nợ của khách hàng. Nhân sự đánh giá, theo dõi báo cáo công nợ hàng tuần, hàng tháng. Lập chỉ tiêu, KPI để đánh giá được tình tình thanh toán nợ phải trả, hiệu quả trong công tác quản lý công nợ phải thu.

Bảng đối chiếu công nợ khách hàng

Bảng so sánh công nợ khách hàng là mẫu biên bản lập ra với mục tiêu ghi chép lại việc so sánh công nợ cho doanh nghiệp của mình với những doanh nghiệp khác phát sinh thanh toán giao dịch trong kỳ, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuận tiện theo dõi và nhắc nhở công nợ cho đối tác chiến lược. Ngoài ra, mẫu so sánh công nợ con dùng để xác nhận tình hình giao dịch thanh toán và số dư công nợ còn lại của hai bên. Mẫu so sánh công nợ cần có khá đầy đủ những thông tin về hai chủ thể tương quan, thông tin về việc thanh toán giao dịch mua và bán, thông tin chi tiết cụ thể về loại sản phẩm dịch vụ, số dư nợ phát sinh trong kỳ, … để hai bên so sánh lại trước khi xác nhận việc thanh toán giao dịch .

Khi nào cần lập bảng bản đối chiếu công nợ khách hàng

• Mẫu đối chiếu công nợ thường được lập theo nhu cầu hoặc theo định kỳ hàng tháng, năm theo thỏa thuận của hai bên đã thống nhất từ trước về thời gian thanh toán của bên mua cho bên cung ứng sản phẩm dịch vụ.
• Mẫu đối chiếu công nợ khách hàng được lập với mục đích làm căn cứ kiểm tra tình hình thanh toán của hai bên liên quan đặc biệt với các hóa đơn có giá trị gia tăng trên 20 triệu đồng để khai báo lại với cơ quan thuế.
• Trường hợp khi hợp đồng hết hiệu lực mà hai bên chưa thanh toán hết công nợ cho nhau thì cần lập bảng đối chiếu công nợ.

Các lưu ý khi lập bảng đối chiếu công nợ khách hàng

Khi lập bảng so sánh công nợ khách hàng, cần quan tâm những nội dung sau :

• Thứ nhất, bảng đối chiếu công nợ không phải là một phần của giấy vay nợ hay phụ lục trong hợp đồng kinh tế tuy nhiên vẫn có giá trị pháp lý tương đương.
• Thứ hai, vì là giấy tờ có liên quan đến tiền và có giá trị pháp lý về nghĩa vụ của các bên liên quan, nên khi điền bảng đối chiếu công nợ khách hàng cần ghi chi tiết, chính xác, rõ ràng và đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết.
• Thứ ba, hai bên nên thỏa thuận trước thời gian thanh toán, lãi phát sinh nếu trả chậm, phương án để giải quyết khi lập bảng.
• Thứ tư, để bảng đối chiếu công nợ có giá trị pháp lý thì cần có chữ ký và đóng dấu đầy đủ của doanh nghiệp; chữ ký hoặc phương án điểm chỉ đối với cá nhân.

Biên bản xác nhận công nợ khách hàng

Biên bản xác nhận công nợ khách hàng là một trong những văn bản quen thuộc so với những doanh nghiệp hoạt động giải trí kinh doanh .
Mẫu biên bản xác nhận công nợ là mẫu biên bản được sử dụng tại những cơ quan và vận dụng cho những cá thể, nhà phân phối còn công nợ chưa thanh toán giao dịch. Việc xác nhận công nợ bảo vệ được tính minh bạch cho những khoản vay chưa thanh toán giao dịch tránh những vướng mắc và sai sót sau này .
Khi cần xác nhận lại một cách đúng chuẩn những khoản nợ giữa doanh nghiệp và những đối tác chiến lược, giữa cá thể với cá thể thì hai bên sẽ lập biên bản xác nhận công nợ sau khi đã hoàn thành xong việc so sánh những khoản nợ với nhau .
Trong mẫu thư xác nhận công nợ khách hàng cũng hoàn toàn có thể ghi thêm cam kết thời hạn trả nợ .

Báo cáo công nợ khách hàng theo thông tư 200

Mẫu công nợ khách hàng theo Thông tư 200 là biểu mẫu được sử dụng thông dụng tại những doanh nghiệp để tổng hợp chi tiết cụ thể tình hình công nợ của doanh nghiệp đó. Biểu mẫu báo cáo giải trình công nợ khách hàng theo Thông tư 200 được vận dụng cho doanh nghiệp ở mọi quy mô hoạt động giải trí .

Mẫu báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng theo Thông tư 200 sẽ được thống kê bằng file excel, do đó rất thuận tiện cho các nhân viên kế toán trong quá trình theo dõi cũng như tính toán công nợ phải thu phải trả của doanh nghiệp. Nội dung mẫu báo cáo tổng hợp công nợ được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, với mục đích đảm bảo sự thống nhất trong toàn thể các đơn vị và trong công tác quản lý của các cơ quan nhà nước có liên quan.

Xem thêm: Trung Tâm Bảo Hành Huawei Đà Nẵng ❤️️ Các Trung Tâm

Các nội dung chính trình diễn trong mẫu báo cáo giải trình tổng hợp công nợ khách hàng theo Thông tư 200 gồm có những thông tin tương quan đến tên mã doanh nghiệp, tên nhà cung ứng hoặc tên khách hàng, đầu kỳ số nợ có là bao nhiêu, tiếp đến là những khoản nợ có phát sinh. Người lập báo cáo giải trình cần kiểm tra kỹ càng lại những thông tin để bảo vệ đúng mực tuyệt đối trước khi chuyển cho kế toán và chỉ huy doanh nghiệp ký tên, đóng dấu xác nhận .

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Lợi ích của phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Quản lý dữ liệu đồng bộ: Phần mềm theo dõi công nợ khách hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp theo dõi và quản lý dữ liệu một cách thuận tiện trên một hệ thống duy nhất, từ đó sẽ hạn chế tối đa việc dữ liệu bị phân tán. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ sẽ tối ưu hơn việc quản lý bằng Excel vì khi sử dụng Excel, dữ liệu phải lưu trữ trong nhiều file độc lập và phần mềm Excel cũng không liên kết với hệ thống xuất hóa đơn điện tử hoặc quét mã vạch của doanh nghiệp.

Giảm thiểu tình trạng các chứng từ dư thừa: Các đơn bán hàng, nhập hàng đều được ghi chép lại một cách chi tiết không chỉ giá trị công nợ mà còn thống kê số lượng, số tiền của từng sản phẩm.

Thông tin hợp nhất: Thông tin về công nợ khách hàng và nhà cung cấp sẽ được quản lý tập trung, từ đó giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại.

Xác nhận và lập báo cáo công nợ: Các phần mềm có thể định kỳ làm xác nhận công nợ với các khách hàng, nhà cung cấp và lập báo cáo công nợ. Từ đó, doanh nghiệp có thể lập thông báo thanh toán công nợ khách hàng thông qua các mã truy xuất hoặc các biểu mẫu liên kết có sẵn và đặc biệt là thông qua các cài đặt nhắc nhở.

Dễ dàng theo dõi: Các phần mềm quản lý có thể theo dõi chi tiết từng trường hợp vì công nợ được quản lý theo số công nợ và người quản lý công nợ.

Hạn chế lỗi phát sinh: Người sử dụng có thể xử lý nhanh chóng và tiến hành áp thanh toán các khoản tiền chi, thu cho phù hợp với từng công nợ khách hàng cụ thể ngay cả trong trường hợp nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.

Top 3 phần mềm theo dõi công nợ khách hàng phổ biến hiện nay

Phần mềm quản lý kế toán tài chính SimERP

Được thiết kế xây dựng dựa trên ứng dụng kế toán Odoo, SimERP sẽ có sự thừa kế tài liệu ngặt nghèo, đúng chuẩn và tức thời từ những phòng ban khác trong cơ quan, doanh nghiệp, từ đó giúp nâng cao hiệu suất thao tác của nhân viên cấp dưới đồng thời giúp nhà quản trị và ban chỉ huy doanh nghiệp luôn có được cái nhìn tổng quan và chớp lấy được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .
SimERP tích hợp cùng với những phân hệ quản trị quản lý và vận hành như Kinh doanh, Mua hàng, Quản lý kho, .. cung ứng giải pháp tích hợp cho doanh nghiệp .

Lợi ích ứng dụng Kế toán SimERP mang lại:

Tính năng kế toán của SimERP được kiến thiết xây dựng và phong cách thiết kế phân phối nhu yếu của bộ phận kế toán :

• Được xây dựng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), phù hợp với quy định của Bộ tài chính.
• Phần mềm kế toán SimERP liên kết chặt chẽ và cập nhật tức thời dữ liệu từ các bộ phận khác: Bán hàng, Marketing, CRM,…
• Các bút toán phát sinh được hạch toán một cách tự động theo các quy tắc định sẵn, từ đó giúp giảm tải đến 70% khối lượng công việc của nhân viên kế toán.
• Các thông tin và số liệu được nhập 1 lần duy nhất từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: mua hàng, bán hàng, quản lý kho hàng, lương, bán hàng qua kênh thương mại điện tử…. và được chuyển sang cho nhân viên kế toán, từ đó giúp tránh các sai sót không đáng có khi nhập liệu nhiều lần trên cùng 1 chứng từ như cách xử lý của các phần mềm kế toán thông thường.
• Kế toán SimERP kết nối trực tiếp với các ngân hàng và các phương thức thanh toán trực tuyến như paypal, ngân lượng, VNPay… Các giao dịch được đảm bảo việc đồng bộ hóa mỗi giờ và diễn ra rất nhanh chóng;
• Hệ thống báo cáo theo thời gian thực được cập nhật ngay lập tức khi có bất kỳ phát sinh tự động nào giúp cho nhà quản lý luôn luôn có số liệu để hỗ trợ việc ra các quyết định điều hành và giúp cho nhân viên bộ phận kế toán không còn vất vả để tập hợp số liệu, báo cáo…

Phần mềm bán hàng KiotViet

Với giao diện thân thiện và thích mắt, người sử dụng hoàn toàn có thể thuận tiện sử dụng với những thao tác nhanh gọn và đơn thuần. Hơn nữa, nhà quản trị hoàn toàn có thể truy vấn và theo dõi công nợ khách hàng thuận tiện, nhanh gọn mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị có thiết lập ứng dụng .
Quản lý công nợ khách hàng với sự tích hợp giữa ứng dụng quản trị bán hàng và ứng dụng Excel đang là một khuynh hướng mang lại hiệu suất cao tối đa cho những shop và doanh nghiệp. Trong đó KiotViet là một ứng dụng bán hàng tương hỗ quản trị công nợ được rất nhiều người dùng ưu thích lúc bấy giờ với những tính năng điển hình nổi bật như : nhập file Excel công nợ vào ứng dụng, xuất file công nợ ra excel, xuất nhập list sản phẩm & hàng hóa và những thông tin báo cáo giải trình, …
Kết hợp phần mềm quản trị bán hàng với file Excel trong hoạt động giải trí quản trị công nợ khách hàng không chỉ giúp những shop và doanh nghiệp thuận tiện và thuận tiện hơn khi theo dõi công nợ mà còn góp thêm phần thôi thúc hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại thông suốt và hiệu suất cao .

Phần mềm bán hàng Sapo POS

Sapo POS là ứng dụng bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng được hơn 67,000 shop, doanh nghiệp tin cậy và sử dụng. Tất cả công nợ của khách hàng và nhà sản xuất, đối tác chiến lược đều được quản trị đồng điệu và đúng mực trên ứng dụng. Thay vì phải ghi chép công nợ vào sổ, hay điền vào file Excel quản trị công nợ, Sapo POS sẽ ghi nhận công nợ một cách tự động hóa khi phát sinh những hoạt động giải trí mua hàng, bán hàng hay luân chuyển hàng. Người dùng sẽ không phải mất thời hạn theo dõi, thống kê giám sát công nợ. Đặc biệt khi shop kinh doanh thương mại trực tuyến trên Facebook và luân chuyển hàng, ứng dụng Sapo POS sẽ giúp chủ shop theo dõi đơn giao hàng ngay trên ứng dụng Sapo cũng như thống kê giám sát phí luân chuyển, tiền COD một cách rõ ràng giúp chủ shop thuận tiện đối soát công nợ cuối kỳ .

Với công nghệ điện toán đám mây hiện đại, tất cả dữ liệu lưu trữ trên phần mềm sẽ được đồng bộ hóa tự động. Người dùng không còn lo lắng về các trường hợp lạc, mất mát dữ liệu như khi tính toán bằng sổ sách. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng máy tính hay các thiết bị di động, hoặc kể cả khi thay thiết bị mới thì toàn bộ các dữ liệu liên quan đến công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác giao vận sẽ đều sẽ được đồng bộ một cách tự động về máy mà không cần phải làm thêm bất cứ thao tác nào khác.

Xem thêm: Địa chỉ bảo hành Main, Card màn hình Gigabyte tại Hà Nội

Lời kết

Quản lý công nợ khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp khai thác hiệu suất cao việc sử dụng nguồn vốn vì nếu để khách hàng nợ doanh nghiệp quá nhiều, doanh nghiệp sẽ không có đủ nguồn lực kinh tế tài chính để xoay vòng hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại .

Hy vọng những thông tin trong bài viết đã phân phối cho bạn những kỹ năng và kiến thức cơ bản về công nợ khách hàng và cách để quản trị chúng hiệu suất cao. Nếu còn bất kể câu hỏi nào, hãy để lại phản hồi dưới bài viết này để được SimERP giải đáp nhanh gọn nhé !

Source: https://suachuatulanh.org
Category : Bảo Hành Tủ Lạnh