Cách xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả

Xây dựng một quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp để tạo mối quan hệ vững chắc với khách hàng và là nền tảng phát triển cho doanh nghiệp. Từ đó có thể giúp các doanh nghiệp tạo dựng được thương hiệu mà khách hàng luôn yêu mến. Hãy cùng WEONE tìm hiểu về những điểm cốt lõi nhất trong chiến lược xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng qua nội dung bài viết này nhé.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng?

Bất cứ một công ty nào muốn thành công xuất sắc đều phải xây dựng một quy trình tiến độ chăm sóc khách hàng thật chuyên nghiệp và chuyên nghiệp và bài bản. Điều này nhằm mục đích bảo vệ cho tổng thể những mong đợi của khách hàng được cung ứng tốt nhất .

Cụ thể ý nghĩa mà quy trình chăm sóc khách hàng mang lại cho doanh nghiệp như sau:

Bạn đang đọc: Cách xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả

• Xây dựng tiến trình chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp nhân viên cấp dưới tạo ra được bộ khung thao tác thuận tiện, từ đó đem đến những thưởng thức tốt nhất cho những khách hàng .
• quản lý công việc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Qua đó giúp doanh nghiệp biết được khâu nào là đang gặp vấn đề, chưa tốt để cải thiện dịch vị được tốt hơn.Chăm sóc khách hàng giúpđược thuận tiện và hiệu suất cao hơn. Qua đó giúp doanh nghiệp biết được khâu nào là đang gặp yếu tố, chưa tốt để cải tổ dịch vị được tốt hơn .
• Nhân viên khi đã nắm chắc được quy trình tiến độ chăm sóc khách hàng, sẽ mang đến sự thưởng thức đồng điệu cho khách hàng, tạo được cảm xúc thân thiện, uy tín và chuyên nghiệp. Từ đó khiến họ cảm thấy được trân trọng, lắng nghe và được chăm sóc. Dễ dàng làm tăng năng lực quay trở lại sử dụng dịch vụ hoặc ra mắt cho những người khác tới sử dụng dịch vụ .

>>>>> Đọc thêm: Cách xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp

Mẹo xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả bạn nên biết

Để xây dựng quy trình tiến độ chăm sóc khách hàng chuẩn, bên cạnh những quy tắc cơ bản mang đặc thù bắt buộc, bạn cũng hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm một vài mẹo nhỏ sau đây để tăng tính hiệu suất cao cho loại sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp :

• Tư vấn tương hỗ nhiệt tình cho khách khi có những yếu tố phát sinh .
• Liên lạc liên tục với khách hàng, thăm hỏi động viên và tư vấn cho khách hàng những gói dịch vụ tăng cấp hoặc mua thêm mẫu sản phẩm kể cả khi đã thỏa thuận hợp tác hay chốt đơn .
• Lấy quan điểm phản hồi của khách hàng, khám phá mức độ hài lòng của khách về mẫu sản phẩm và dịch vụ đã phân phối .
• Trong quy trình sử dụng loại sản phẩm nếu bất kể một loại sản phẩm nào bị phát hiện hỏng hoặc ở trong thực trạng hỏng do lỗi khách quan của công ty thì cần được đổi ngay lập tức và thay thế sửa chữa bằng một mẫu sản phẩm khác .
• Hãy lắng nghe, đồng cảm và tôn trọng quan điểm của khách hàng, để giữ uy tín và sự chuyên nghiệp trong mắt họ .
• Cung cấp những khuyễn mãi thêm mê hoặc cho những khách đã sử dụng dịch vụ lâu năm hoặc mua nhiều loại sản phẩm để khách hàng gắn bó vĩnh viễn hơn với công ty .

5 bước quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn

Bước 1: Quản lý các thông tin khách hàng

Trong tiến trình chăm sóc khách hàng thì bước tiên phong là quản trị những thông tin khách hàng. Để quản trị tốt được những thông tin khách hàng, cần phải nắm được rất đầy đủ những yếu tố sau :

• Nguồn khách mua hàng : Họ ở đâu đến, họ biết đến loại sản phẩm bằng cách nào .
• Các thông tin cá thể : Họ và tên, ngày sinh, tuổi, giới tính …
• tin tức liên hệ : Số điện thoại thông minh khách, email, địa chỉ nhà …

• Nhu cầu: Khách đang quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ nào, cố gắng khai thác thêm các nhu cầu khác của khách để bán thêm các sản phẩm khác.

  Xem thêm: Tài chính ngân hàng

• Lịch sử mua hàng và nội dung tư vấn : Nắm rõ kỹ năng và kiến thức những loại sản phẩm mà khách đã mua để hoàn toàn có thể tương hỗ tư vấn khách hàng tốt nhất .
• tin tức những đơn hàng .

Lưu ý chỉ một sai sót nhỏ trong bước này hoàn toàn có thể ảnh hưởng tác động rất lớn tới doanh nghiệp .

Bước 2: Phân loại và lập danh sách khách hàng liên hệ

Phân loại và lập list khách hàng liên hệ giúp cho doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách nhanh gọn và hiệu suất cao .Từ những thông tin có trong hợp đồng, nhân viên cấp dưới chăm sóc khách hàng sẽ biết được đâu là khách hàng mang lại nguồn lệch giá lớn cho doanh nghiệp, đâu là khách hàng trung thành với chủ, khách hàng có tiềm năng lớn, khách hàng xấu đi hay mang lại giá trị nhỏ … Từ đó có chính sách chăm sóc khách hàng tốt nhất để đạt được hiệu suất cao cao .>>>>> Có thể bạn quan tâm: Cách vẽ Flowchart xây dựng quy trình doanh nghiệp

Bước 3: Tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho khách hàng thường xuyên 

Tư vấn chăm sóc khách hàng là yếu tố quan trọng trong tiến trình chăm sóc khách hàng trước bán hàng. Bời vì nó ảnh hưởng tác động rất nhiều đến việc chốt đơn của bạn. Bạn cần tư vấn khá đầy đủ cụ thể thông tin của những mẫu sản phẩm hay dịch vụ qua nhiều hình thức như email, workshop, hay gọi điện thoại cảm ứng …Ví dụ : Khi bạn kinh doanh thương mại quần áo trẻ nhỏ thì phòng chăm sóc khách hàng hoàn toàn có thể gửi email mỗi tháng một lần những mẫu mã, phong cách thiết kế mới nhất để khách tiện theo dõi .Trong quy trình chăm sóc khách hàng, việc nhận được những vướng mắc hay khiếu nại từ khách là điều không hề tránh khỏi. Vì vậy, nhân viên cấp dưới chăm sóc khách hàng hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng sẵn sàng chuẩn bị ý thức để tiếp đón thông tin, luôn giữ thái độ bình tĩnh, thân thiện để tương hỗ những khách hàng. Nếu bạn làm tốt bước này sẽ giúp khách hàng hài lòng và nhớ đến mẫu sản phẩm tên thương hiệu của bạn .

Bước 4: Tư vấn bán hàng cho khách hàng

Đây cũng là một bước quan trọng, giúp doanh nghiệp bán được hàng, giúp khách hàng hiểu rõ được những quyền lợi mà loại sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cung ứng. Lúc này, nhân viên cấp dưới cần phải có kiến thức và kỹ năng truyền đạt, hiểu rõ về loại sản phẩm để hoàn toàn có thể tư vấn cho khách một cách tốt nhất, chốt đơn hàng một cách nhanh gọn lẹ .

Bước 5: Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng

Sau khi đã chốt được đơn hàng thành công xuất sắc, cần phải liên tục chăm sóc những khách hàng này để xây dựng mối quan hệ thân thiện, lâu bền hơn, vững chắc. Và từ đó đưa khách hàng trở thành khách hàng trung thành với chủ bằng giải pháp như : E-Mail Marketing, SMS chúc mừng sinh nhật, những ngày lễ định kỳ, chúc Tết …Nếu làm tốt bước này, khách hàng sẽ quay lại mua loại sản phẩm và thậm chí còn là ra mắt cho người thân trong gia đình, bè bạn để sử dụng mẫu sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bạn .>>>>> Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý quy trình thủ tục tốt nhất

Những yếu tố cần có ở nhân viên chăm sóc khách hàng

Kỹ năng giao tiếp tốt

Cách bạn trao đổi tư vấn cho khách hàng một cách lưu loát, suôn sẻ hấp dẫn khách vào loại sản phẩm của mình sẽ giúp bạn chốt được đơn hàng thuận tiện. Đây là kỹ năng và kiến thức cần được trau dồi nhiều khi tiếp xúc với khách .

Sự kiên nhẫn và thái độ phục vụ

Trong quy trình thao tác sẽ được gặp đủ mọi thể loại người, từ dễ tính đến khó chiều chuộng, nhu yếu cao … hoặc trường hợp gặp những khách hàng ngang ngược trêu chọc hay phách lối. Do đó, nhân viên cấp dưới phải kiên trì, bình tĩnh và thái độ nhã nhặn, ăn nói nhỏ nhẹ giải đáp mọi vướng mắc trường hợp một cách khôn khéo, tạo thiện cảm tốt cho khách, nâng cao thời cơ bán hàng .

Biết lắng nghe, thông cảm và thấu hiểu khách hàng

Nhân viên chăm sóc khách hàng cần lắng nghe và thấu hiểu những phản hồi ý kiến của khách về chất lượng sản phẩm. Trong những cuộc tư vấn, giao tiếp cho khách nếu thiếu đi sự lắng nghe, thì cuộc trò chuyện sẽ trở nên sáo rỗng, nhân viên sẽ không tư vấn được đúng với nhu cầu của khách hàng tiềm năng đang có ý định mua hàng.

Xem thêm: Chính sách bảo hành Garmin – Kiểm tra bảo hành Garmin

Có kiến thức về sản phẩm 

Nhân viên cần được trang bị vừa đủ những kỹ năng và kiến thức về loại sản phẩm, dịch vụ. Thường xuyên huấn luyện và đào tạo và update mẫu sản phẩm cho những nhân viên cấp dưới chăm sóc khách hàng hiểu biết thực sự về loại sản phẩm của công ty, cũng như có bất kể đổi khác mẫu sản phẩm nào sẽ ảnh hưởng tác động đến khách hàng, là chìa khóa thành công xuất sắc cho doanh nghiệp của bạn .

Khả năng dẫn dắt thuyết phục được khách hàng

Nhân viên chăm sóc khách hàng ngoài năng lực tiếp xúc tốt ra thì cần phải có kiến thức và kỹ năng thuyết phục khách hàng, lôi kéo khách hàng sử dụng loại sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp một cách thuận tiện .

Hy vọng qua bài viết sẽ giúp cho những doanh nghiệp hoàn toàn có thể thành công xuất sắc khi xây dựng quy trình tiến độ chăm sóc khách hàng hiệu suất cao nhất, giúp ngày càng tăng giá trị vòng đời khách hàng và nâng cao doanh thu bán hàng .

Source: https://suachuatulanh.org
Category : Bảo Hành Tủ Lạnh